FAQ met betrekking tot de subsidieregeling OTV (2009-2013)

FAQ met betrekking tot de subsidieregeling OTV (2009-2013)

Regeling

Hoe verplichtend/vrijblijvend is de deelname van de leerlingen?

Deelname buiten de wettelijke schooltijden is niet verplicht. Tevens staat in de subsidieregeling aangegeven dat deelname niet verplicht is. Een school kan de extra onderwijstijd uitsluitend verplicht stellen wanneer er bindende afspraken met de ouders worden gemaakt. 

 
Wat zijn de vrijheidsgraden binnen de regeling?

Er zijn vrijheidsgraden toe te passen in de uitvoering, mits inhoudelijk te beargumenteren.

 

Wordt er een minimum gesteld aan de duur van het traject, de intensiteit, uren, aantal leerlingen?

In de subsidieregeling wordt aan het aantal uren en het aantal leerlingen dat deelneemt geen minimum of maximum gesteld. In de subsidieregeling is wel opgenomen dat de ingezette uren besteed moeten worden aan extra taal en reken onderwijs en dat met dit project een duurzaam effect wordt nagestreefd. Onder onderwijstijdverlenging valt niet de intensivering van de huidige onderwijstijd, extra handen in de klas of activiteiten als dans en drama. Deze subsidieregeling loopt van schooljaar 2009-2010 tot schooljaar 2012-2013. Het project onderwijstijdverlenging loopt dus vier jaar. Scholen zijn niet verplicht om aan het begin van het schooljaar 2009-2010 met de uitvoering van de extra onderwijstijd te beginnen. In veel gevallen wordt pas na een periode van voorbereiding begonnen met de uitvoering van het project.

 

Monitor

 

Wordt bij de monitoring gebruik gemaakt van bestaande instrumenten of methodegebonden toetsen?

Voor de monitoring wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande toetsen, namelijk die van het Cito LOVS. De resultaten van de toetsinventarisatie, die in het eerste halfjaar van de projectperiode door Oberon is uitgevoerd, zijn gebruikt om te bepalen welke toetsen gebruikt worden voor de monitor. Scholen kunnen voor de vergelijkbaarheid van de toetsgegevens gevraagd worden om voor de leerlingen die meedoen aan de pilot een andere toets te gebruiken. Zo worden de scholen in elk geval verzocht om gebruik te maken van de nieuwe versies van de Cito LOVS toetsen.

 

Hoe worden de toetsresultaten van het Cito-LOVS verzameld?

Oberon geeft de CED-Toetsservice opdracht om de toetsresultaten van het Cito LOVS van alle OTV-scholen te verzamelen. Dat gebeurt één keer per jaar: vlak voor de zomervakantie, na de afname van de eind-toetsen. De scholen leveren deze gegevens aan via een digitale export uit het leerlingvolgsysteem of schooladministratiesysteem. Ze ontvangen hiervoor een praktische exportinstructie.

 

Hoe worden deelnamegegevens verzameld?
Voor de monitor is het van belang dat bekend is welke leerlingen aan OTV hebben deelgenomen. Deze informatie staat niet in de digitale exports die door de scholen worden aangeleverd. Om het aanleveren van de deelnamegegevens zo gemakkelijk mogelijk te maken, ontvangen de scholen een lijst met de namen van hun eigen leerlingen (deze lijsten worden opgesteld met behulp van de exportbestanden die de scholen hebben aangeleverd). Aan de scholen wordt gevraagd om in deze lijst aan te vinken welke leerlingen hebben deelgenomen en de lijst vervolgens terug te sturen.

 

Financiën

 

In hoeverre is de begroting, opgesteld voor de projectaanvraag, leidend?

Budgetten zijn binnen het totaalbedrag van de pilot vrij verschuifbaar. Afspraken over verschuivingen van budgetten moeten inzichtelijk zijn.

 

Is het mogelijk om budget uit het ene projectjaar door te schuiven naar een volgend projectjaar?

Via de egalisatiereserve is er een mogelijkheid om budget van het ene naar het andere projectjaar door te schuiven. De reden waarom het doorschuiven van budget noodzakelijk en/of wenselijk is moet inzichtelijk worden gemaakt. Binnen de duur van het project (4 jaar) zal het totale budget besteed moeten worden. (Indien aan het einde van de 4 jaar op basis van het doorschuiven van een klein bedrag nog een vervolg inzet noodzakelijk is, zal hierover overleg met het Ministerie moeten plaatsvinden.)

 
Zijn er voorschriften voor boekhouding en verslaglegging?

Er zijn geen andere voorschriften voor de boekhouding dan bij de lumpsum bekostiging. Binnen de boekhouding moet traceerbaar zijn welke middelen ingezet zijn ten behoeve van de subsidieregeling onderwijstijdverlenging.

 

Tijdens de voorbereidingsfase (voorafgaand aan de start van de Verlengde Schooldag of de zomerschool) ontvangen de deelnemende project-scholen geld van de kassierschool voor de personele en materiële kosten van de voorbereiding. Is het geld dat de kassierschool beschikbaar stelt aan de andere scholen/schoolbesturen vrijgesteld van BTW?

Als de kassierschool fungeert als doorgeefluik, dus wanneer er geen dienst of prestatie wordt verlangd, dan is deze school niet btw-plichtig. Wanneer te zijner tijd een overijverige belastinginspecteur hier anders over denkt, kunnen ze hierover contact opnemen met het Ministerie van OCW.

 

Zijn de beheersactiviteiten (zoals administratie, vervoer, materialen enz.) van een zomerschool waarvoor derden worden ingeschakeld BTW-plichtig?

Aangezien de beheersactiviteiten bestaan uit diensten en/of goederen zijn deze activiteiten btw-plichtig. Zie notitie Toepassing van btw-regels in het primair onderwijs voor meer informatie over btw.

 

Worden de subsidiebedragen geïndexeerd?

De bedragen worden niet geïndexeerd.

 

Hoe moet de financiële verantwoording afgelegd worden?

De verantwoording van de subsidie dient te gebeuren via de jaarverslaggeving (bedoeld in de Regeling jaarverslaggeving onderwijs, met model G, behorende bij de richtlijn RJ 660, alinea 212, zoals vastgesteld door de Raad voor de Jaarverslaggeving). De subsidieregeling onderwijstijdverlenging is opgenomen in het accountantsprotocol dat jaarlijks verschijnt. Iedere accountant die de jaarrekening van scholen controleert kan het onderwerp onderwijstijdverlening (OTV) en de wijze waarop de subsidie verantwoord moet worden terugvinden in het protocol. Daarnaast is de subsidieregeling in het kader Financiële rechtmatigheid OCW-wetgeving (artikel 13, lid 1 en 3) opgenomen. De accountants controleren de regeling op basis van de richtlijnen voor geoormerkte regelingen, zoals opgenomen in het Onderwijscontroleprotocol OCW 2009.

Aanvullende toelichting van het ministerie van OCW: De verwerking van de niet-bestede middelen geschiedt in de jaarrekening van het kalenderjaar 2013. Hierdoor mag geld worden doorgeschoven van 2009 naar 2010, van 2010 naar 2011, van 2011 naar 2012 en van 2012 naar 2013. Het einde van de looptijd van de subsidieregeling is 31 juli 2013. Middelen die niet uiterlijk 31 juli 2013 zijn besteed, zullen worden teruggevorderd. De verantwoording over de kalenderjaren 2009 tot en met 2013 loopt via het gebruikelijke jaarverslagleggingsmodel G; zie tekst hierboven.

 

Mogen scholen schuiven met en tussen budgetten en over jaargrenzen heen en hoe moeten ze dat doen?

Er wordt twee keer per jaar tot 2013 een bedrag betaald aan de kassierschool. In artikel 13 staat dat het restant van de subsidie aan het eind van de regeling moet worden terugbetaald (tussentijds wordt niet verrekend). Op het model G ziet de accountant wat er aan subsidie aanwezig is en wat er wordt ontvangen en betaald. Aan het eind van het bestedingstermijn wordt het batig saldo door de instelling opgenomen als schuld aan OCW.

De boekhouding dient te geschieden conform de regeling jaarverslaggeving onderwijs. Wanneer een school/project verschuivingen tussen budgetten wil laten plaatsvinden moet de hiervoor genoemde regeling in acht worden genomen.

 

Nog twee aanvullende opmerkingen van het minsterie van OCW:

  • Eventuele rentebaten als gevolg van de vooruitbetaling dienen aan het project ten goede te komen.
  • In geval van wanprestatie of wanneer niet aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan, kan het subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd.

CAO

Hoe moet/kan omgegaan worden met benoemingen van leerkrachten die een aanstelling voor 4 jaar krijgen?

Een aanstelling op basis van de CAO PO leidt ertoe dat na drie jaar een vaste aanstelling moet worden gegeven: artikel 3.5 resp. art. 4.5.

 

Stichting Onderwijscampus heeft in opdracht van de Zeeuwse projecten een aantal opties verkend voor (tijdelijke) aanstelling van OTV-leerkrachten. Deze staan omschreven in de Notitie personele invulling OTV Zeeland en in het onderzoek naar een OTV-aanstelling door gemeente. Hoewel deze notities specifiek gericht zijn op de Zeeuwse situatie, bevat deze voor andere projecten mogelijk ook nuttige informatie.